¿Te suena esta escena?
Entras en LinkedIn y ves otro caso de “cómo mi equipo redujo un 60% de tiempo gracias a la IA”.
Automáticamente sientes una mezcla de curiosidad, ansiedad y frustración.
Porque sabes que la IA puede ayudarte, pero no te explicas por qué sigues viviendo en una relación tóxica con tu Excel de 25 hojas.
La realidad es que entre informes manuales, entregas a cliente, campañas activas y mil herramientas distintas, es muy difícil poner el foco en la innovación.
Y lo peor: empiezas a sentir que otras agencias o marcas sí lo están haciendo. Es decir, el FOMO por las nubes.
¿Cómo empezar a integrar la IA de manera integral en tu agencia?
No, no te voy a vender un ebook con 100 prompts
Quiero compartirte cómo creo que se pueden ir dando pequeños pasos para implementar sistemas de IA en las agencias . ¿Por qué? Pues porque creo que la IA puede ser una gran aliada para el trabajo diario en marketing digital.
Y porque tengo claro el objetivo: salir del bucle operativo
1) Antes de usar la IA, formar al equipo
Uno de los errores que más veo es este: se contrata una herramienta de IA y se reparte entre los equipos sin formación previa.
Resultado: desconfianza, mal uso y cero impacto real.
Así que recomiendo empezar por organizar una sesión interna (corta, sin tecnicismos) donde se expliquen cosas básicas:
- Qué hace y qué no hace la IA. Y, especialmente, qué usos quieres que se exploren en la agencia.
- Cómo proteger los datos sensibles. Cuáles son esos datos y por qué hay que tener cuidado con ellos.
- Qué riesgos hay con los sesgos y cómo detectarlos. Formación en revisión de contenido generado por IA.
- Cómo usarla de forma responsable. Enumerar los aspectos que no son sustituibles por la IA.
Para un cambio cultural dentro de la agencia, en esta sesión deberían estar presentes perfiles de diferentes áreas: contenido, ads, diseño, cuentas…
💡 Si no hablamos de estos temas desde el principio, estaremos integrando la IA sin control ni criterio. Y eso, para una agencia o marca con múltiples clientes, es peligrosísimo.
2) Asistentes de IA personalizados por equipo: la mejor forma de empezar (sin saturar)
Una de las cosas que más abruma es pensar en que hay que entrenar un modelo o crear un sistema gigante desde cero. Pero no hace falta ir tan lejos.
Una solución realista sería empezar por crear asistentes de IA por equipo o por tipo de tarea, entrenados con el conocimiento que ya tenéis como:
- el tono de la agencia a la hora de contestar emails
- la estructura de informes
- la explicación de métricas clave
- checklist de revisión
- plantillas base de contrabriefing
Se pueden utilizar estos asistentes de IA para muchísimas cosas pero, como estamos en confianza, te cuento algunos que utilizamos en la gestión interna de Welov:
- resumen de reuniones con next steps
- apoyo para la estructura de artículos del centro de ayuda
- especialista en el tono de la marca para comunicación corporativa
Usamos GPTs personalizados, pero también hay opciones en Claude, Gemini, Copilot o plataformas de IA internas. Lo importante es que esté alimentado con el know-how de la empresa.
Pero ¡ojo! la IA no debería quedarse solo en el equipo más #IAEnthusiastic. El cambio pasa por dejar de usar la IA como “truco puntual” y empezar a verla como una capa transversal de eficiencia y conocimiento (sí, me puse seria con esto).
Así que, los casos de uso deben estar a disposición de todos los departamentos, fomentando pruebas en diferentes áreas y compartiendo los aprendizajes y conocimientos.
Esto me parece tan importante que lo dejo en destacado por si estás leyendo en diagonal 👇
💡 Tener una wiki interna de pruebas realizadas, errores detectados, aprendizajes, ideas locas, motivaciones y necesidades potencialmente cubiertas con la IA, es una buena manera de acelerar el conocimiento.
3) Una persona que coordine la efusividad de la IA
No hace falta que te lo diga, pero es probable que esa personas seas tú
Cada vez es más relevante una figura que ayude a poner orden.
Debe ser una persona que conozca bien todas las tareas y necesidades de los diferentes departamentos y a la que le guste y motive estar al día de las novedades de IA (es decir, de nuevo, tú 👋)
Te dejo argumentos para que convenzas a quien haga falta. Esta figura es imprescindible para:
- Que se elijan herramientas compatibles.
- Que se definan guidelines de uso de la IA en la agencia.
- Que se revisen los temas éticos, de privacidad y legales.
- Que se cree una figura de referencia para resolver dudas y escalar los aprendizajes.
- (añadir otros argumentos convincentes según las necesidades de tu agencia)
💡 Si no usamos IA bien ahora, corremos el riesgo de quedarnos en lo operativo y no tener tiempo para lo estratégico.
Empezar a usar la IA sin morir en el intento es posible
Si tu plan para el próximo trimestre incluye “organizar mejor los procesos” y “aprovechar la IA” pero tu día a día sigue siendo responder emails a las 21:00… don´t panic, empieza poco a poco.
Comienza con una lista de necesidades a cubrir, crea un prompt, haz un intento y luego itera, cambia, mejora y optimiza.
Si esperas a que todo esté perfecto para empezar, spoiler: nunca vas a empezar. El verdadero reto es salir del piloto automático, cuestionar algunos procesos y probar con criterio.
Y si lo intentas (aunque no sea perfecto) al menos podrás volver a LinkedIn, ver otro “cómo lo petamos con la IA" y sustituir el FOMO con un “vale, yo también estoy en ello" y ya solo por eso, merece la pena.
